Regulamin przetargów

Tekst jednolity

R E G U L A M I N
w sprawie zasad i trybu przeprowadzania przetargów
w Nauczycielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej Sopot Dolny

 Uchwała nr 13 2021 z dnia 18.10.2021 dotycząca zmian w przeprowadzaniu przetargów.

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

§ 1

1. Przetargiem obejmuje się zlecenia i zamówienia o wartości przekraczającej 30.000 zł netto.
1.1 roboty budowlane – to wszelkie prace polegające na wykonaniu, montażu, remoncie lub rozbiórce obiektu budowlanego /budynku, drogi, kanalizacji itp./ lub jego części.
1.2 dostawy – to jest dostarczanie materiałów, zakupu sprzętu oraz innych rzeczy
1.3 usługi projektowe:
– usługi konsultingowe
– usługi pogotowia technicznego w zakresie usuwania awarii w instalacjach w budynkach
– prace konserwacyjne i remonty dźwigów osobowych i towarowych
– prace konserwacyjne i remonty i remonty sieci AZART
– usługi w zakresie sprzątania terenów, wycinki i nasadzania drzew i krzewów, deratyzacji, dezynfekcji i dezynsekcji
– inne prace i usługi wynikające z administrowania budynkami i terenami
1.4 najem lokali użytkowych
1.5 dzierżawa terenów, nieruchomości lub ich dzierżawa
1.6 sprzedaż maszyn, urządzeń i sprzętu przekraczającego wartość jednostkową 10.000 zł
2. Sprzedaż lokali mieszkalnych, rzeczy ruchomych oraz najem lokali użytkowych może odbywać się w formie licytacji na zasadach obowiązujących w postępowaniu przetargowym.
3. Trybu przetargowego nie stosuje się w przypadku:
3.1 zmiany dzierżawcy terenu pod prywatnym kioskiem handlowo-usługowym spowodowanej sprzedażą kiosku przez dotychczasowego dzierżawcę terenu
3.2 zmiany nazwy najemcy lokalu użytkowego spowodowanej wewnętrznymi przekształceniami organizacyjnymi dokonanymi w firmie najemcy
3.3 cesji nieruchomości gruntowych, na których powstało wyodrębnione prawo własności do lokalu spółdzielczego
4. Lokale, na które w przetargu nie zgłoszono żadnych ofert mogą bez konieczności ogłaszania drugiego przetargu być wynajęte przez Zarząd tym najemcom, z którymi wynegocjowane zostaną najkorzystniejsze dla Spółdzielni warunki najmu.

§ 2

  1. Przetargi prowadzone będą w formie:
    1.1 przetargu nieograniczonego
    1.2 przetargu ograniczonego
    1.3 przetargu dwustopniowego
    1.4 negocjacje bez ogłoszenia przetargu
    1.5 zamówienia z wolnej ręki

§ 3

1. Podstawowym trybem udzielania zamówienia jest przetarg nieograniczony.
2. W postępowaniu przetargowym należy kierować się zasadą powszechności, wolnej konkurencji, jawności i przejrzystości postępowania.
Przetarg ma doprowadzić do wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na kryteria oceny. Za podstawowe kryteria oceny przyjmuje się:
– cenę
– wiarygodność ekonomiczno-finansowa oferenta
– referencje
– terminy i formy płatności
– usprzętowienie, zatrudnienie, kwalifikacje – usprawnienia
– jakość
– pewność i terminowość realizacji zlecenia, gwarancje
– walory estetyczne i funkcjonalne
– wpływ na środowisko
– inne, uznane za ważne przez komisję przetargową

§ 4

1. Przetarg nieograniczony przeprowadza się poprzez publikację ogłoszenia w prasie lokalnej lub ogólnokrajowej.
2. Ogłoszenie winno uwzględniać specyfikę robót budowlanych, dostaw usług, najem bądź sprzedaż lokali oraz określać specyfikę czynności przetargowych np. negocjacje, licytacja.

§ 5

1. Przetarg ograniczony organizuje się w przypadku gdy:
1.1 ze względu na specjalistyczny charakter zamówienia istnieje ograniczona liczba dostawców lub wykonawców
1.2 koszty przeprowadzenia przetargu nieograniczonego byłyby niewspółmiernie wysokie do warunków zamówienia
2. W przypadku określonym w ust. 1.1 NSM Sopot Dolny zaprasza do zgłoszenia i zainteresowania udziałem w przetargu wyspecjalizowanych dostawców i wykonawców.

§ 6

1. Przetarg dwustopniowy organizuje się w przypadku, gdy zachodzi jedna z następujących okoliczności:
1.1 nie można z góry określić szczegółowych cech technicznych zamawianych usług robót budowlanych
1.2 z powodu specjalistycznego charakteru usług lub dostaw konieczne są negocjacje z wykonawcami lub dostawcami
2. W przetargu dwustopniowym w pierwszym etapie dostawcy lub wykonawcy składają oferty wstępne. Drugi etap jest przetargiem, którego zasięg jest ograniczony do wybranych oferentów i może być poprzedzony negocjacjami zamawiającego z oferentem.

§ 6¹

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie negocjacji, bez konieczności ogłoszenia przetargu, zamawiający powołuje komisję, której zadaniem będzie wyłonienie z zaproszonych do złożenia oferty wykonawców, oferty najbardziej korzystnej.
1.1 zamawiający zaprasza do złożenia oferty i udziału w negocjacjach, co najmniej trzech wykonawców

§ 6²

1. Zamówienie z wolnej ręki polega na udzieleniu przez zamawiającego, zamówienia tylko jednemu wykonawcy po wcześniejszym przeprowadzeniu negocjacji przez komisję wyłonioną przez zamawiającego.
1.1 udzielenie zamówienia z wolnej ręki może nastąpić w następujących okolicznościach:
– pilnej potrzeby usunięcia awarii, ratowania życia lub mienia
– udzielenie przez wykonawcę na rzecz zamawiającego – Spółdzielni kredytu kupieckiego z możliwością jego spłaty w okresie do 3 lat, na wykonanie robót remontowo-moderniza.

§ 7

1. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia jest jednym z podstawowych dokumentów postępowania przetargowego.
2. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia sporządzana jest przez Zarząd NSM Sopot Dolny i powinna zawierać:
2.1 opis kryteriów
2.2 informację o dokumentach jakie mają dostarczyć dostawcy lub wykonawcy
2.3 wymagany termin wykonania
2.4 opis inny niż ocena kryteriów, którymi NSM Sopot Dolny będzie kierowała się przy wyborze oferty
2.5 istotne dla NSM Sopot Dolny postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawartej umowy
2.6 wszystkie przyszłe zobowiązania dostawcy lub wykonawcy związane z umową
2.7 wysokość wadium oraz sposób jego zwrotu bądź utraty

ROZDZIAŁ II

Postępowanie przetargowe

§ 8

1. Termin składania ofert w postępowaniu przetargowym określa specyfikacja istotnych warunków zamówienia.
2. Dostawca lub wykonawca, który złożył ofertę może ja wycofać dopóki nie minął termin składania ofert.
Przystępując do przetargu dostawca lub wykonawca musi złożyć wadium w wysokości określonej w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

§ 9

1. Do momentu otwarcia ofert zapieczętowane oferty przechowuje się w siedzibie Spółdzielni.
2. Przed terminem otwarcia, oferta nie może być otwarta ani ujawniona.
3. Otwarcie ofert, ogłoszenie nazw, adresów oferentów oraz cen i warunków odbywa się komisyjnie w sposób jawny.
4. Pozostała część postępowania przetargowego jest niejawna i poufna.

§ 10

1. Zarząd NSM Sopot Dolny powołuje Komisję Przetargową w składzie 5 osób:
Przewodniczący- Z-ca Prezesa ds. technicznych
Członek- pracownik właściwej komórki organizacyjnej
Do składu Komisji Przetargowej, Rada Nadzorcza deleguje 3 przedstawicieli, po jednym z każdej komisji.
1.1 do prac Komisji Przetargowej dotyczącej wyboru wykonawców robót budowlanych określonych w § 1 pkt.1.1 zapraszani będą Przedstawiciele Komitetów Domowych z tych budynków, na rzecz których będą wykonywane prace budowlane.
2. Oferty rozpatruje Komisja Przetargowa.
3. Z posiedzenia komisja sporządza protokół. Protokół powinien zawierać miedzy innymi następujące dane:
– opis zamówienia
– informacje o ewentualnym przeprowadzeniu wstępnej kwalifikacji, nazwy i adresy firm, które ubiegają się zamówienia
– informację czy oferenci spełniają wymagane warunki
– ceny wszystkich ofert oraz krótką ich ocenę
– wskazanie wybranej oferty
4. Zamawiający nie może ujawnić informacji:
4.1 których ujawnienie narusza ważne interesy handlowe stron oraz zasady uczciwej konkurencji
4.2 związanych z przebiegiem i ocena ofert
5. Komisji Przetargowej przysługuje prawo do przystąpienia do negocjacji cen ofertowych z poszczególnymi oferentami.

§ 11

1. W postępowaniu przetargowym komisja stwierdza:
– prawidłowość ogłoszenia przetargu
– nienaruszalność kopert z ofertami
– liczbę złożonych ofert i otwiera oferty
– czy oferty spełniają wymogi formalne, dokonuje szczegółowej analizy ofert i wybiera najkorzystniejszą z nich lub ustala, że oferty odrzuca
– sporządza protokół z przeprowadzonego przetargu

§ 12

1. Komisja przetargowa podejmuje decyzję zwykłą większością głosów członków Komisji /50% + 1/ w sposób jawny.
2. W przypadku równego podziału oddanych głosów, decyduje głos przewodniczącego.
3. Członkowie Komisji mogą wnosić do protokołu uwagi i zastrzeżenia.

§ 13

1. Protokół z postępowania przetargowego komisja przedkłada Prezesowi NSM Sopot Dolny do zatwierdzenia.
2. Każdy z oferentów ma prawo w ciągu 3 dni od chwili wyboru oferenta wnieść sprzeciw.
Sprzeciw rozpatruje Zarząd NSM Sopot Dolny w terminie 7 dni od daty wniesienia.

§ 14

Informację o wyborze oferty Zarząd przekazuje firmie, która została wybrana. Na tej podstawie Zarząd zawiera umowę z wybraną firmą.

§ 15

Komisji Przetargowej i Prezesowi NSM Sopot Dolny przysługuje prawo unieważnienia przetargu bez podania przyczyn, jednakże rzeczywiste przyczyny takiego postępowania należy ujawnić w protokole z postępowania przetargowego i protokole Zarządu.

§ 16

W przypadku złożenia tylko jednej oferty Komisja Przetargowa decyduje, czy oferta zostanie rozpatrzona , czy też należy ogłosić ponowny przetarg.

§ 17

Od obowiązku przeprowadzenia przetargu odstępuje się w przypadku gdy zachodzi potrzeba usunięcia skutków awarii wymagających natychmiastowego działania. Zlecenie wykonania robót następuje w oparciu o przeprowadzone negocjacje prowadzone przez osobę upoważnioną przez Prezesa Zarządu.

§ 18

1. Z przeprowadzonych negocjacji osoba upoważniona sporządza protokół, w którym należy uwzględnić:
– nazwę i adres zamawiającego
– datę i miejsce prowadzenia negocjacji
– dokładne określenie przedmiotu negocjacji
– wszelkie istotne elementy, których dotyczą negocjacje zwłaszcza określenie ostatecznej formy, wysokości i zasad wynagradzania
– przyczyny wyboru wykonawcy lub dostawcy w trybie negocjacji
2. Wyniki bezprzetargowej procedury zlecenia robót awaryjnych, Zarząd każdorazowo przedstawia Radzie Nadzorczej.

ROZDZIAŁ III

Przepisy końcowe

§ 19

Wszystkie istotne dokumenty z przetargu należy przechowywać przez okres 6 lat.

Regulamin został zatwierdzony uchwałą Nr 11/2016 Rady Nadzorczej NSM Sopot Dolny w dniu 21.11.2016r. i obowiązuje od dnia 21.11.2016r.