Regulamin Elektronicznego Biura Obsługi Klienta eBOK

Regulamin Elektronicznego Biura Obsługi Klienta eBOK  Nauczycielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej Sopot Dolny

Al. Niepodległości 702 81-853 Sopot

Preambuła

Usługa informatyczna eBOK jest świadczona w oparciu o Zintegrowany System Informatyczny Unisoft oraz stronę internetową spółdzielni https://www.nsmsopotdolny.pl Umożliwia ona osobom posiadającym tytuł prawny do lokalu w zasobach Nauczycielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej Sopot Dolny w Sopocie zdalny dostęp do informacji w zakresie stanów rozliczeń dotyczących zajmowanych lokali, zanonimizowanych protokołów z zebrań mieszkańców poszczególnych budynków, a członkom dodatkowo dostęp do protokołów z obrad organów Nauczycielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej Sopot Dolny w Sopocie, podjętych przez te organy uchwał oraz nagrań audio – video.

§1

Postanowienia wstępne

1. Regulamin określa zasady funkcjonowania elektronicznego Biura Obsługi Klienta – eBOK, dostępnego na stronie internetowej pod adresem: https://nsmsopotdolny.pl.
2. Regulamin udostępniony jest na stronie internetowej Nauczycielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej Sopot Dolny w Sopocie oraz w jej siedzibie.
3. Nauczycielska Spółdzielnia Mieszkaniowa Sopot Dolny w Sopocie zastrzega sobie możliwość dokonywania zmian w Regulaminie.
4. Korzystanie z serwisu eBOK po wprowadzeniu zmian w Regulaminie oznacza akceptację tych zmian.
5. Serwis eBOK funkcjonuje w oparciu o dostęp do sieci Internet.
6. Korzystanie z serwisu eBOK jest bezpłatne.

§2

Definicje

Ilekroć w treści Regulaminu użyto słów wskazanych poniżej, należy pod tymi skrótami rozumieć:

1. Spółdzielnia – Nauczycielska Spółdzielnia Mieszkaniowa Sopot Dolny w Sopocie
2. Administrator – Nauczycielska Spółdzielnia Mieszkaniowa Sopot Dolny w Sopocie Al. Niepodległości 702 81-853 Sopot
3. Lokal – lokal mieszkalny, użytkowy, garaż (w tym wolnostojący) lub miejsce postojowe w wielostanowiskowym garażu
4. Użytkownik – osoba posiadająca tytuł prawny do lokalu, której przyznano dostęp do serwisu eBOK
5. Konto Użytkownika – konto utworzone w serwisie eBOK dla danego Użytkownika, za pośrednictwem którego, zapewniona jest możliwość korzystania z serwisu eBOK
6. Tytuł prawny do lokalu – spółdzielcze lokatorskie prawo do lokalu, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu (garażu), własność odrębna
7. Pełnomocnik – osoba posiadająca notarialne pełnomocnictwo do prowadzenia czynności związanych z lokalem w imieniu właściciela lokalu
8. Serwis lub eBOK – strona internetowa dla użytkowników Spółdzielni przeznaczona do świadczenia usług drogą elektroniczną w szczególności umożliwiająca użytkownikowi podgląd jego danych związanych z posiadaniem lokalu oraz dla członków Spółdzielni podgląd protokołów z obrad organów Spółdzielni, podjętych przez nie uchwał oraz nagrań audio-video.

§3

Rejestracja i dostęp do eBOK

1. Zarejestrowanie do eBOK następuje na podstawie wniosku osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu złożony e-mailowo na adres: sekretariat@nsmsopotdolny.pl lub czynsze@nsmsopotdolny.pl (dotyczy wyłącznie osób, które wskazały w Spółdzielni jako adres do korespondencji adres e-mailowy) bądź pisemnie w siedzibie Spółdzielni. Z uwagi na konieczność zweryfikowania danych przez upoważnionego pracownika Spółdzielni, korespondencja e-mailowa aktualizuje się, po potwierdzeniu adresu do korespondencji za pośrednictwem e-maila przez osobę posiadającą tytuł prawny do lokalu. Wzór wniosku stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu. W celu uniknięcia jakichkolwiek wątpliwości, jeżeli kilku osobom przysługuje tytuł prawny do lokalu, każda z tych osób jest uprawniona do złożenia wniosku o dostęp do eBOKa, i każda z tych osób posiadać będzie swój unikalny identyfikator i hasło.
2. Identyfikator oraz hasło do logowania są wydawane przez Spółdzielnię w terminie do 2 dni roboczych od daty doręczenia wniosku, o jakim mowa w ust. 1 powyżej. Dane do logowania są aktywne na drugi dzień po ich wygenerowaniu.
3. Dostęp do serwisu eBOK aktywuje się dla użytkownika lokalu, wobec czego osoby posiadające tytuł prawny do więcej niż jednego lokalu w zasobach Spółdzielni po zalogowaniu do serwisu będą miały dostęp do usługi w zakresie każdego posiadanego lokalu.
4. Logując się pierwszy raz do eBOK należy postępować zgodnie z poniższymi punktami:
5. wpisać w przeglądarce internetowej adres https://www.nsmsopotdolny.pl. Po uruchomieniu strony należy kliknąć na zakładkę z nazwą eBOK, po czym nastąpi przekierowanie automatycznie na stronę serwisu eBOK
6. po pojawieniu się okienka z podaniem identyfikatora należy podać dane umieszczone w informacji wysłanej na adres wskazany przez użytkownika lokalu od upoważnionego pracownika Spółdzielni – a następnie zatwierdzić
7. przy pierwszym logowaniu pojawi się komunikat o podanie nowego hasła oraz konieczność akceptacji regulaminu eBOK. Nowe hasło ustanowione przez użytkownika jest aktywne na drugi dzień po zmianie
8. po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól użytkownik zostanie zalogowany na swoje konto w serwisie eBOK.
9. Użytkownik z aktywną usługą zdalnego dostępu ma możliwość późniejszej zmiany hasła dostępu.
10. W przypadku utraty hasła należy zwrócić się do Spółdzielni o wygenerowanie nowego hasła. Nowe hasło wygenerowane i przekazane będzie użytkownikowi w terminie do 3 dni roboczych.
11. Spółdzielnia zobowiązana jest do usunięcia użytkownika z listy użytkowników eBOK i zablokowania dostępu do konta:
12. na żądanie użytkownika złożone Spółdzielni w formie pisemnej
13. w przypadku wygaśnięcia tytułu prawnego do lokalu
14. w przypadku stwierdzenia korzystania przez użytkownika z serwisu w sposób sprzeczny z treścią Regulaminu lub przepisami obowiązującego prawa.

§4

Dane przekazywane w eBOK

1. W ramach usługi serwisu eBOK udostępnione zostaną m.in. następujące informacje:
2. powierzchnia użytkowa lokalu
3. ilość osób korzystających z lokalu
4. saldo rozliczeń
5. naliczenia oraz płatności
6. numery wodomierzy, ich wskazania na koniec okresu rozliczeniowego, wielkość zużycia wody oraz wynik rozliczenia kosztów z tym związanych
7. wysokość odsetek od nieterminowo regulowanych opłat
8. protokoły z obrad organów Spółdzielni, uchwały
9. zanonimizowane protokoły z zebrań mieszkańców poszczególnych bloków będących w zasobach Spółdzielni
10. dokument pdf z linkiem do nagrania audio-video z posiedzeń organów Spółdzielni.
11. Saldo rozliczeń za lokal z poszczególnym użytkownikiem jest saldem w księgowości z dnia poprzedniego. Saldo rozliczeń opłat za lokal z poszczególnym użytkownikiem na dany dzień może zatem nie uwzględniać wpłat, które nie zostały jeszcze przekazane przez bank na konto Spółdzielni, korekt opłat czynszowych związanych np. ze zmianą ilości osób, wysokości zaliczek za c.o., zimną wodę i innych, zadłużeń objętych sprawami sądowymi, zadłużeń rozłożonych na raty oraz ustawowych odsetek od zadłużeń aktualnych w dniu wejścia na serwis eBOK.

§5

Zakres odpowiedzialności

1. Spółdzielnia nie ponosi odpowiedzialności za:
2. problemy techniczne uniemożliwiające korzystanie z serwisu, powstałe z przyczyn od niej niezależnych, w szczególności: wynikające z użytkowanego przez użytkownika oprogramowania lub sprzętu komputerowego uniemożliwiającego korzystanie z serwisu eBOK
3. czasową niemożność użytkowania eBOK z powodu przerw konserwacyjnych (awaria, wymiana sprzętu, modernizacja systemu) oraz przyczyn niezależnych od Spółdzielni, jak uszkodzenia urządzeń dostępowych, braku Internetu, działania siły wyższej itp.
4. skutki wynikające z użycia identyfikatora użytkownika eBOK oraz hasła przez osoby trzecie
5. szkody powstałe w związku z wykorzystaniem przez osoby trzecie informacji uzyskanych w sposób nieuprawniony za pośrednictwem eBOK
6. szkody powstałe w skutek braku powiadomienia przez użytkownika o zbyciu lokalu
7. podanie błędnych lub niepełnych danych przez użytkownika.
8. Spółdzielnia jako administrator serwisu eBOK może bez podania przyczyny, w każdej chwili modyfikować usługi dostępne w eBOK, a także zawieszać ich działanie lub dodawać nowe usługi.
9. Spółdzielnia w żaden sposób nie ingeruje w treść umieszczanych dokumentów, nagrań audio – video, jak i informacji. W każdym przypadku stwierdzenia nieprawidłowości co do zaprezentowanych danych należy niezwłocznie skontaktować się ze Spółdzielnią w celu wyjaśnienia ewentualnych nieprawidłowości.
10. Serwis eBOK działa w oparciu o automatyczne generowanie informacji i nie jest weryfikowany przez Spółdzielnię. Informacje uzyskane za pośrednictwem eBOK nie mogą stanowić wyłącznej podstawy rozliczeń wobec Spółdzielni, jak również nie mogą stanowić podstawy roszczeń wobec Spółdzielni. W każdym przypadku stwierdzenia nieprawidłowości co do zaprezentowanych danych należy niezwłocznie skontaktować się ze Spółdzielnią w celu wyjaśnienia ewentualnych nieprawidłowości.
11. Spółdzielnia oświadcza, iż z uwagi na ograniczoną pojemność dysku, dokumenty, informacje oraz pliki w formie nagrań audio – video przechowywane są do trzech lat, licząc od daty umieszczenia w serwisie, z tym zastrzeżeniem, że nie są one trwale usuwane i na pisemne żądanie użytkownika zostaną mu udostępnione przez upoważnionego pracownika Spółdzielni. Z wyjątkiem protokołów z obrad organów Spółdzielni, uchwał, nagrań audio – video, które udostępnione mogą być wyłącznie członkom Spółdzielni.
12. Użytkownicy eBOK mają prawo wnosić reklamacje dotyczące działania serwisu eBOK w formie pisemnej bądź e-mailowej. Reklamacje przyjmowane są w siedzibie Spółdzielni bądź na adres e-mail sekretariat@nsmsopotdolny.pl. Reklamacja powinna zawierać szczegółowy opis błędu w zapisach, zdarzenia będącego przedmiotem reklamacji. Reklamacje należy zgłaszać niezwłocznie po jego zauważeniu. Jeśli to możliwe do reklamacji należy dołączyć kopie dokumentów służących do wykazania zasadności reklamacji. Reklamacji wniesionych przez osoby nie będące użytkownikami eBOK nie będą rozpatrywane. O sposobie załatwienia reklamacji użytkownik zostanie poinformowany w formie pisemnej lub e-mailowo, nie później niż w terminie 30 dni roboczych od daty złożenia reklamacji.
13. Spółdzielnia zastrzega sobie prawo do zmiany zasad funkcjonowania serwisu eBOK.

§6

Obowiązki użytkownika eBOK

1. Użytkownik wyraża zgodę na przestrzeganie niniejszego Regulaminu akceptując jego postanowienia przy pierwszym logowaniu się do serwisu eBOK.
2. Akceptując Regulamin, użytkownik zobowiązuje się w szczególności do:
3. powstrzymywania się od jakichkolwiek działań, które naruszałyby prywatność innych użytkowników, przede wszystkim polegających na zbieraniu, przetwarzaniu i rozpowszechnianiu informacji o innych użytkownikach bez ich wyraźnej zgody, z wyjątkiem sytuacji, gdy czynności te są zgodne z przepisami prawa i postanowieniami niniejszego Regulaminu,
4. powstrzymywania się od jakichkolwiek działań, które mogłyby utrudniać lub zakłócać funkcjonowanie eBOK, a także działań polegających na niszczeniu, zmianie, usuwaniu, uszkadzaniu, utrudnianiu dostępu do kont innych użytkowników,
5. nieudostępniania identyfikatora oraz hasła osobom trzecim,
6. nierozpowszechniania osobom trzecim informacji, protokołów z obrad organów Spółdzielni, podjętych uchwał oraz nagrań audio-video.
7. Użytkownik wraz z pierwszym logowaniem się do serwisu eBOK oświadcza, że:
8. zapoznał się z Regulaminem funkcjonowania serwisu eBOK Nauczycielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej Sopot Dolny w Sopocie i akceptuję jego treść,
9. przyjmuje do wiadomości, że Spółdzielnia nie będzie ponosić odpowiedzialności za udostępnienie przez użytkownika danych dostępowych do eBOK osobom trzecim,
10. wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych dla potrzeb realizacji usługi eBOK przez Nauczycielską Spółdzielnię Mieszkaniową Sopot Dolny Al. Niepodległości 702 81-853 Sopot,
11. podaje dane osobowe dobrowolnie i oświadcza, że są zgodne z prawdą,
12. zna treść klauzuli informacyjnej, w tym informacje o celu i sposobach przetwarzania danych osobowych oraz prawie dostępu do treści swoich danych i prawie ich poprawiania.
13. Spółdzielnia oświadcza, iż użytkownik ponosi odpowiedzialność za naruszenie praw autorskich w przypadku udostępnienia nagrań audio video osobom trzecim lub ich publiczne udostępnienie.

§7

Klauzula informacyjna RODO

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – zwanym RODO:

1. Administratorem Danych Osobowych jest Nauczycielska Spółdzielnia Mieszkaniowa Sopot Dolny w Sopocie Al. Niepodległości 702 81-853 Sopot sekretariat@nsmsopotdolny.pl
2. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie w szczególności art. 6 ust. 1 lit. a), b) f) RODO w celu:
3. uruchomienia dostępu i korzystania z serwisu EBOK zgodnie z niniejszym Regulaminem usługi
4. archiwalnym
5. dowodowym.
6. Odbiorcami danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.
7. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.
8. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze i jego usprawiedliwionego prawnie interesu zgodnie z realizacją celu i przedmiotem działalności do czasu jej ustania oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.
9. Posiadają Państwo prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania jeżeli inne przepisy prawa nie stanowią inaczej.
10. Posiadają Państwo prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
11. Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 roku.
12. W oparciu o Państwa dane osobowe Administrator nie będzie podejmował wobec Państwa zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.
13. Podanie przez Państwa danych osobowych jest niezbędne do realizacji celów określonych w pkt 2 powyżej.

§8

Postanowienia końcowe

1. Niniejszy Regulamin został przyjęty Uchwałą Rady Nadzorczej Nauczycielskiej Spółdzielni Mieszkaniowej Sopot Dolny w Sopocie nr 14/2023 z dnia 24.07.2023 r.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Załącznik nr 1 do Regulaminu Elektronicznego Biura Klienta E-BOK